สรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว

16298742_1561951763834922_1952555788262355066_n

เมื่อตอนสมัยทำงานอยู่ที่ SCG ลูกพี่ผมหลายคนก็มักจะบอกว่า “ช่วยสรุปทุกอย่างให้อยู่ในหน้าเดียวให้หน่อย” ซึ่งตอนนั้นผมก็ใช้เทคนิคในการคัดให้เลือกประเด็นสำคัญจริง ๆ หากยังไม่พออีกก็ใช้เทคนิคลดขนาด Font เอาซะเลย

ต่อมาก็ได้มาเรียนรู้ในตอน Implement ระบบ TPM ในโรงงาน ซึ่งมีแนวคิดในเรื่องการสรุปบทเรียนออกมาเป็น 1 หน้ากระดาษ เรียกว่า One Point Lesson หรือ OPL

ต่อมาก็ได้เรียนรู้เพิ่มเติมในเรื่อง A3 Thinking และ Mind Map ที่ใช้ในการสรุปเรื่องราวต่าง ๆ ให้อยู่ภายในกระดาษแผ่นเดียว

เมื่อมีคนหยิบหนังสือที่ชื่อ “เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า” มาให้ผมอ่าน ก็ไม่รอช้าที่จะอ่านจนจบภายในเวลาประมาณ 4 ชั่วโมง ระหว่างนั่งรถตู้เดินทางไปกลับในการบรรยายหลักสูตร “Root Cause Analysis” ที่จ.ระยอง เมื่อวานนี้

ในหนังสือผู้เขียนได้เล่าถึงประสบการณ์ที่ทำงานที่โตโยต้าที่ทุกคนในองค์กรมีวัฒนธรรมการทำงานอย่างหนึ่งที่เหมือนกัน คือ “การสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว” ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้การทำงานของโตโยต้ามีประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก

ลักษณะเฉพาะที่พบใน “กระดาษแผ่นเดียวของโตโยต้า” คือ

  1. มองปราดเดียวก็เห็นทั้งหมด สรุปให้เข้าใจภาพรวม
  2. มีการใส่กรอบ
  3. มีหัวข้อของแต่ละกรอบ

อย่างตัวอย่างในเอกสารสรุปการประชุม ก็จะมีใส่กรอบ และหัวข้อไว้ก่อนเลย

  1. วัตถุประสงค์
  2. สถานการณ์ปัจจุบัน
  3. ปัญหาที่ต้องแก้ไข
  4. มาตรการแก้ไขปัญหา
  5. แผนการปฏิบัติงาน

โดยในส่วนของวัตถุประสงค์ สถานการณ์ปัจจุบัน ปัญหาที่ต้องแก้ไข อาจมีข้อมูลเตรียมมาก่อนการประชุมบางส่วน ในส่วนที่เหลือในเรื่องมาตรการแก้ไขปัญหา และแผนการปฏิบัติงานก็ปล่อยให้กรอบโล่ง ๆ ว่าง ๆ ไว้ก่อนการประชุม จากนั้นก็แจกเอกสารให้กับผู้เข้าร่วมประชุม

การทำในลักษณะนี้ จะมีข้อดีที่ทุกคนจะจดจ่อไม่มีการถกเถียงกันนอกประเด็น ทำให้การประชุมได้ข้อสรุปที่แต่ละคนสามารถนำไปปฏิบัติได้

การแบ่งช่องในหน้ากระดาษเป็น 8 ช่อง 16 ช่อง 32 ช่อง ที่ผู้เขียนเรียกว่า “Excel 1” ก็เป็นอีกเทคนิคหนึ่งในการสรุปประเด็นสำคัญในการประชุม ในการฟังบรรยาย หรือเรื่องอื่น ๆ ที่ต้องจับใจความสำคัญได้เป็นอย่างดี

วันนี้ผมก็ได้ลองนำเทคนิค “Excel 1” ไปใช้ในการประชุมเมื่อช่วงบ่าย รู้สึกว่า Work เลยทีเดียว แยกหมวดหมู่ประเด็นของแต่ละเรื่องลงในแต่ละกรอบ อันนั้นที่เชื่อมโยงสัมพันธ์กันก็ลากเส้นเข้าหากัน

16194903_1561951850501580_8837325332420375837_n

สิ่งสำคัญอย่างหนึ่ง ก็คือ ต้องรู้ว่า “ใครเป็นคนอ่านเอกสารที่เราสรุป ?” ถ้าเป็นตัวเราเก็บไว้อ่านเองอย่างในกรณีที่ผมสรุปประเด็นสำคัญในการประชุมวันนี้ก็เอาในรูปแบบที่ตัวเองเข้าใจ แต่ถ้าเราสรุปให้หัวหน้าอ่าน ก็ต้องอ่านใจหัวหน้าให้ออกว่าสนใจในเรื่องอะไร ประเด็นใดเป็นพิเศษ แต่ควรเลือกให้เหลือประเด็นสำคัญเพียงแค่ 3 ประเด็น หรือควรจะตอบคำถามให้ได้อย่างน้อย 3 คำถาม คือ What ? Why ? How ?

การฝึกเขียนสรุปลงในกระดาษแผ่นเดียวด้วยการเขียนด้วยมือลงในกระดาษจริง ๆ จะช่วยกระตุ้นสมองส่วนพรีฟรอนทัล คอร์เทกซ์ ซึ่งเป็นวิธีการฝึกสมองให้มีวิธีคิดอย่างเป็นระบบ เมื่อเราเจอสถานการณ์จริง ๆ เช่น เจอผู้บริหารบนลิฟท์ เราก็จะสามารถสรุปประเด็นความคืบหน้าที่สำคัญให้กับผู้บริหารในเวลาเพียงแค่สั้น ๆ ให้เข้าใจได้

นี่คือสิ่งที่ผมได้เรียนรู้จากหนังสือเล่มนี้ และได้ลองนำไปปฏิบัติมาแล้ว มัน Work จริง ๆ ครับ

 

“นายเรียนรู้”

อาจารย์บุญเลิศ คณาธนสาร

วิทยากร และที่ปรึกษา

A@LERT Learning and Consultant

มือถือ 086 – 7771833

E-mail : boonlert.alert@gmail.com

Facebook : Boonlert Kanathanasarn

Line ID : @lert

www.nairienroo.com

Posted in Management Frameworks and Tools, Thinking and tagged , , , .

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *