ปรับปรุงงานด้วยหลักการคิดอย่างเป็นระบบ System Thinking

ปรับปรุงงานด้วยหลักการคิดอย่างเป็นระบบ

ทำไมต้องคิดเป็นระบบ (System Thinking) คิดแบบอื่นได้มั้ย?

วิธีคิดมีหลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็นความคิดเชิงวิพากษ์ (Critical Thinking) ความคิดสร้างสรรค์ (Creative Thinking) หรือ ความคิดเชิงวิเคราะห์ (Analytical Thinking) แล้วความคิดเป็นระบบ (System Thinking) ต่างจากความคิดแบบอื่นๆ อย่างไร ทำไมจึงจำเป็นสำหรับการทำงาน

ก่อนที่จะทำความเข้าใจว่าความคิดเป็นระบบสำคัญอย่างไร เราต้องเข้าใจก่อนว่ารูปแบบความคิดแต่ละแบบเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการทำงานและแก้ปัญหานั้นมีจุดเด่นที่แตกต่างกัน ความคิดเป็นระบบช่วยให้เราเห็นภาพรวม ก่อนที่จะมองลงไปที่กระบวนการย่อยๆ ว่าประกอบด้วยอะไรบ้าง เกี่ยวโยงสอดคล้องกันอย่างไร หากนำมาใช้กับการแก้ไขปัญหาจะทำให้เห็นว่าผลกระทบของการแก้ปัญหาหนึ่งได้ไปกระทบกับส่วนอื่นในระบบการทำงานอย่างไร หรือต้องระมัดระวังส่วนไหนบ้าง และเมื่อนำความคิดเป็นระบบมาใช้กับการแก้ไขปรับปรุงงาน จะเริ่มจากการค้นหาปัญหาในการปรับปรุงพัฒนากระบวนการทำงานให้ดีขึ้นและสร้างเป็นระบบมาตรฐานการทำงาน เพื่อให้สามารถแก้ปัญหาในกระบวนการทำงานได้อย่างยั่งยืน

การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ได้มาตรฐานโดยใช้ความคิดอย่างเป็นระบบนั้นเป็นเครื่องมือที่นำมาใช้เพื่อแก้ปัญหา ซึ่งนิยามของ “ปัญหา” ในที่นี้ คือ ช่องว่างความแตกต่างระหว่างสิ่งที่oเป็นอยู่และสิ่งที่อยากให้เป็น

เมื่อเรามีปัญหาที่เราต้องการปรับปรุงกระบวนการทำงานแล้ว ก็สามารถดำเนินกระบวนการแก้ไข โดยเริ่มจากการระบุปัญหาให้ชัดเจน ฝึกสังเกตสภาพปัญหาด้วยหลักการ 3 Gen Principles plus 2 Gen Principles คือ

Genba สังเกตจากสถานที่จริง

Genutsu สังเกตจากของจริง

Genjitsu สังเกตจากสภาพจริง

Genri ทฤษฎีที่เกี่ยวข้องจริง

Gensoku เงื่อนไข กฎเกณฑ์ ความจำเป็น ที่เกี่ยวข้องจากการปฏิบัติจริง

หลังจากสังเกต เก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อนำมาวิเคราะห์ ตั้งสมมติฐานหาแนวทางแก้ไขและลองนำไปปฏิบัติ พร้อมกับตรวจสอบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นหลังจากหาค้นพบสาเหตุและแนวทางแก้ไขแล้ว ต้องไม่ลืมนำมาทำเป็นมาตรฐานกระบวนการทำงาน ปรับเปลี่ยนคู่มือ Procedure ในการทำงานซึ่งในส่วนนี้จะมีส่วนสำคัญมากๆ เพราะจะทำให้สิ่งที่เราปรับปรุงแก้ไขแล้วจะยังคงอยู่ ไม่เกิดปัญหาซ้ำเดิม โดยปรับเป็นมาตรฐานกระบวนการทำงานใหม่ ซึ่งขั้นตอนการแก้ไขปัญหาสามารถแบ่งเป็น 7 ขั้นตอน และเพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้ในกระบวนการปรับปรุงงาน สามารถอธิบายในรูปแบบเปรียบเทียบกับกระบวนการปรับปรุงงานแบบง่ายๆ ที่เราคุ้นเคยคือ Plan – Do – Check – Act หรือ PDCA ตามรูปด้านล่าง

ในกระบวนการปรับปรุงงานนอกจากจะต้องใส่ใจเรื่องการแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบแล้วยังต้องให้ความสำคัญเรื่องการจัดลำดับความสำคัญในการเลือกปัญหาที่พบในกระบวนการทำงานมาแก้ไข เพื่อที่เราจะสามารถบริหารจัดการเวลาและใช้ทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดได้อย่างเหมาะสม

เนื้อหาที่กล่าวมาข้างต้น เป็นเพียงส่วนหนึ่งของหลักสูตร System Thinking for Working Improvement ซึ่งยังมีเนื้อหาในส่วนของเทคนิคการระบุปัญหาที่เรียกว่า SIPOC Model ซึ่งให้ความสำคัญกับการค้นหาปัญหาทั้งกระบวนการทำงานตั้งแต่คู่ค้า (Supplier) จนถึงลูกค้าและเทคนิคการปรับปรุงกระบวนการง่ายๆ อย่าง ECRS รวมอยู่ด้วย

เนื้อหาโดย